Le registre EPITHOR

  Les buts du registre

Epidémiologique :
Il constitue une base nationale d’activité (quelles interventions pour quels patients et avec quelle morbi-mortalité à court et long terme ?)

Aide à la production du PMSI:
Il permet le calcul automatique des codes des actes (nouvelle nomenclature) et des diagnostics (CIM10).

Evaluatif :
Il permet une auto évaluation par comparaison de chaque base locale avec le registre national.

Corporatif :
Grâce l’analyse des résultats de chaque centre, et au contrôle de qualité qu’il entraine, il permet de délivrer une « Accréditation sociétaire ».

Prospectif :
Par une analyse des résultats globaux, il doit permettre d’obtenir un référentiel de complications, un score prédictif de gravité…
De même, l’adjonction de modules annexes doit permettre de conduire tout type d’étude prospective sur des grandes cohortes de patients..

  Le réseau EPITHOR 

  Epithor est constitué d’un registre national et de bases locales.

  Le registre national est physiquement représenté par un serveur informatique situé dans les locaux de la SFCTCV et regroupant les données de tous les centres.

  Il est géré par un médecin épidémiologiste dont les missions consistent à vérifier la cohérence de ce registre, d’effectuer des statistiques et de renvoyer à chaque centre des données globales totalement anonymisées.

  Les bases locales situées au niveau des centres, sont constituées par un ou plusieurs ordinateurs alimentés par les médecins opérateurs. Les données ainsi entrées sont envoyées périodiquement par courrier électronique au registre national.

  Le logiciel est mis à la disposition de tous les centres qui en feront la demande à la SFCTCV ou par mail : [email protected]

 

 

  Dossier EPITHOR

  Le logiciel de recueil est une base de données comprenant
41 items dont 14 sont obligatoires pour la constitution du dossier, 26 autres sont facultatifs et 1 est automatiquement attribué par la machine : c’est le numéro de dossier.

  La majorité des items sont entrés par l’intermédiaire d’un menu déroulant. Seuls les noms et prénoms des patients, les dates et les chiffres sont entrés directement.

  Le dossier est bâti en 3 étages :

le dossier du patient qui contient un certain nombre de séjours et à l’intérieur desquels se trouvent un certain nombre d’interventions. Ainsi chaque dossier contient-il 3 fichiers :

  * Le fichier patient contenant les données d’état civil : nom, prénom, sexe et date de naissance et des données évolutives : date des dernières nouvelles, état, évolutivité et cause du décès si nécessaire.

  * Le fichier séjour contenant les dates d’entrée, de sortie et de l’intervention principale.

  * Le fichier intervention contenant des données concernant l’intervention, la pathologie, les comorbidités, les suites et la codification.

  Doivent être entrés dans la base tous les patients hospitalisés dans le centre (y compris en hospitalisation de jour) et bénéficiant d’un acte chirurgical au bloc opératoire, sous anesthésie locale ou générale.

  Les patients hospitalisés pour bilan ou surveillance ne seront pas entrés car il s’agit d’un registre d’interventions.

 

 

     Les outils d’EPITHOR

  Epithor contient un certain nombres d’outils dont le but est de garantir la qualité du recueil, l’envoie des données, la production d’un PMSI et la mise en place d’une auto évaluation.

Qualité du recueil :
  Un même patient ne peut être entré deux fois dans la base ;
Le logiciel comprend des outils permettant de vérifier la cohérence de saisie des dates (Exemple : date d’intervention > date d’entrée) et des nombres (poids entre 2 et 250 Kg et taille entre 50 et 250cm) ;
Un module permet également de fournir la liste des dossiers incomplets : patients sans séjours, séjours sans intervention et séjours non clôturés. Interventions où comorbidités et complications n’auront pas été renseignées, enfin patients sans nouvelles depuis plus d’un an.

  L’envoi de données au registre national est complètement automatisé. Un seul clic permet de déposer dans la boite d’envoi du logiciel de courrier électronique, un mail identifiant le centre, la date et l’heure. Il comprend 3 fichiers attachés : patients, séjours et opérations. S’il n’est pas connecté, ce mail sera envoyé à la prochaine connexion.

La production du PMSI :
  Epithor est capable de fournir automatiquement tous les codes des actes (nouvelle nomenclature) et des diagnostics (CIM10), autant d’éléments utiles à la production d’un PMSI qui reste une obligation légale.

  L’auto évaluation est possible grâce au module appelé « Audit de base ». Celui-ci permet en temps réel d’effectuer un comptage sur toutes les données patients, séjours et interventions. Il permet d’obtenir des tendances sur les 12 derniers mois ou sur une année civile, de rechercher des dossiers sur des multi-critères. Tous les résultats graphiques sont imprimables sur papier, exportables sur n’importe quel logiciel graphique.
  Enfin les dossiers peuvent être exportés sur le logiciel Excel puis sur n’importe quel logiciel de statistique.
  Toutes ces manipulations peuvent être réalisées de date à date et sur la base locale ou nationale.

IL n’est pas possible de connaître la provenance des dossiers, les noms des opérateurs et même les numéros initiaux des patients (qui sont recodés lors de leur passage par le registre national).

Evolutions du logiciel : deux modules supplémentaires sont actuellement en cours de mise au point :
Module de morbi-mortalité permettant d’avertir le centre lorsque certains critères définis par le centre seront atteints (taux de décès à 30 jours, complications…)

Module d’étude prospectif  : afin d’approfondir certains sujets importants (complications, maladies rares…)

  La sécurité d’EPITHOR

  Cryptage des données : EPITHOR a été écrit grâce au logiciel Windev®, version 7, de la société PC SOFT. Windev® 7 est un logiciel de développement de bases de données relationnelles. Le programme informatique constituant le logiciel EPITHOR a été écrit avec un langage spécifique appelé « w-langage ». Les données ont été protégées par un cryptage inclus dans le logiciel dès le stade de la programmation. Ce cryptage est une clé de 128 bits, c’est à dire un code de 128 fois 0 ou 1, associé à un mot de passe inclus par programmation.

  Cryptage des dossiers : chaque dossier est identifié par la machine sous la forme d’un code comprenant 2 lettres (représentant le centre) et 12 chiffres. Lorsque le dossier est envoyé au registre national, ni le nom du patient, ni celui du chirurgien seront inclus. Dans le registre le numéro du dossier est changé par un nouveau numéro national qui ne permet pas d’identifier la provenance. Ceci est en effet capital car la base nationale sera téléchargeable à partir de ce site.

  Ce cryptage des dossiers permet une parfaite confidentialité des centres entre eux et avec la base nationale.

  Mots de passe : il existe deux sortes d’utilisateurs du logiciel : l’administrateur et les autres.
L’administrateur une fois connecté peut accéder à toutes les fonctions y compris aux mots de passe des autres utilisateurs.
Les autres utilisateurs sont définis par un « login » et leur mot de passe qu’ils choisissent eux mêmes et modifient à volonté. Ils ont un accès limité qu’ils peuvent étendre en entrant un 2ème mot de passe.

  Temporisation : lorsque le logiciel n’est pas utilisé pendant 5 minutes, il est demandé de rentrer à nouveau son mot de passe.

  Travail sur un réseau : Epithor peut être installé sur plusieurs postes et travailler selon le principe du dossier partagé. Un seul utilisateur n’est autorisé accéder aux données. Toutes tentatives d’un autre poste est empêchée par un signal d’erreur.

Le registre  Epithor  a été déclaré à la CNIL et a reçu le 3 décembre 2002 le numéro de récépissé 809 833.